Toekomstbestendige telefonie voor Belgische ondernemers

Ben je nieuwsgierig naar de productiviteitsvoordelen van het bezit van een moderne VoIP telefoon? Hoe kan het krijgen van een virtueel telefoonnummersysteem de efficiëntie van je team verhogen?

Een virtueel telefoonsysteem heeft veel communicatiemogelijkheden om de workflow te stroomlijnen en je productiviteitscijfers omhoog te schieten – de meeste bedrijven beseffen alleen niet dat ze bestaan. Dus hoe genereren VoIP telefoonfuncties zeer efficiënte teams?

Automatiseren van processen voor gespreksafhandeling

Een van de vervelende processen voor verkoop- en marketingteams is de afhandeling van gesprekken. Het hele proces is onnodig lang en tijdrovend. Je moet de beller naar de juiste contactpersoon leiden, anders loop je een potentiële klant mis. Dit houdt in dat je met klanten moet praten, hun vragen moet begrijpen, en de juiste persoon in je team te pakken moet krijgen om het gesprek uiteindelijk op te lossen.

Een virtueel telefoonsysteem heeft automatiseringsfuncties om de afhandeling van gesprekken te verkorten. De Interactive Voice Response (IVR) is een intelligente functie voor klantenondersteuning die klanten naar de juiste ondersteuning leidt. Door tijdens het gesprek het gewenste toestelnummer te kiezen, kunnen klanten hun oproepen zelf naar de betrokken instantie routeren.

Deze functie elimineert de tijd die medewerkers besteden aan het routeren van gesprekken. Uiteindelijk verbetert het de productiviteitscijfers, zoals het aantal voltooide gesprekken, de bezettingsgraad van agenten en de snelheid van antwoorden, terwijl de tijd die nodig is voor het afhandelen van gesprekken tot een minimum beperkt blijft.

Tip: Extra vast telefoonnummer op je Mobiel bij Belfabriek

Gespreksvolgorde en groepsgesprekken zijn andere tijdbesparende functies voor gespreksbehandeling. Door vooraf een volgorde voor de gesprekken te bepalen, kunnen medewerkers gesprekken naar andere teamleden omzeilen als ze het druk hebben.

Door groepsgesprekken in te schakelen kunnen klanten tegelijk een groep mensen bellen, zodat medewerkers die met belangrijk werk bezig zijn gemakkelijk iemand van het team het gesprek kunnen laten aannemen. Deze functies stellen de medewerkers in staat zich ongestoord op het werk te concentreren, wat hun werkefficiëntie en -effectiviteit ten goede komt.

Vereenvoudigen van teamcommunicatie

Een systeem met virtuele telefoonnummers geeft je de flexibiliteit die een vaste telefoon niet heeft. Alle gespreksinformatie van virtuele telefoonnummers wordt in het dashboard in real-time bijgewerkt. Ook zijn virtuele telefoonnummers geschikt voor SMS en MMS, en alle gegevens van sms-berichten worden in het dashboard geregistreerd. De meeste VoIP dashboards hebben functies voor gespreks- en tekstgegevensbeheer die het delen van informatie tussen teams gemakkelijk maken.

Met de functie voor gespreksnotities kunnen bijvoorbeeld gespreksnotulen worden genoteerd, en gesprekslabels kunnen worden gebruikt om cliënten te segmenteren. Een teamlid kan cliënten labelen als ‘potentiële cliënten’ of een ‘ongeïnteresseerde cliënt’ en met behulp van gespreksnotities aanwijzingen geven over gesprekken. Dit minimaliseert misverstanden en verbetert de efficiëntie van de communicatie tussen het team. Elk ander teamlid kan met deze functies onmiddellijk op de cliënten reageren.

Met de message pin functie kunnen belangrijke berichten in het dashboard gemarkeerd worden. Deze functie stelt teams in staat belangrijke berichten te bekijken en verlaagt het risico van miscommunicatie tussen teamleden. De functies voor gespreksbeheer verhogen de algehele team-efficiëntie door de tijd voor toegang tot klant- en gespreksinformatie te verkorten.

Integratie met klantenrelatiebeheer (CRM)

CRM systemen zoals Slack, Salesforce, Pipedrive, enz. vereenvoudigen klantbeheerprocessen en stimuleren lead conversies. Een systeem met virtuele telefoonnummers kan in bestaande CRM systemen worden geïntegreerd om de interacties met klanten te versnellen.

Je kunt VoIP gesprekken ontvangen in de CRM werkruimte en klantgegevens uit CRM gebruiken tijdens live gesprekken. Eenvoudige toegang tot klantinformatie kan je team tijd besparen bij het verwerken van gesprekken. Verkoop- en ondersteuningsmedewerkers kunnen bestaande klantgegevens gebruiken om tijdens klantgesprekken context-gebaseerde diensten te verlenen, wat leidt tot een efficiënte oplossing van vragen. Door gespreksgegevens te integreren met andere CRM gegevens, kunnen teams betere inzichten krijgen in de behoeften van klanten, wat helpt om toekomstige strategie-ontwikkelingsprocessen te versnellen.

Ook kunnen teams gespreksgegevens gemakkelijk delen met andere leden binnen de CRM werkruimte. Eenvoudig delen vereenvoudigt de communicatie tussen medewerkers en zorgt voor efficiënte updates over vragen en interacties met klanten. CRM integratie is een exclusieve eigenschap van een virtueel telefoonsysteem en kan de verwerkingstijd van gesprekken en de omzettingsgraad van leads voor je team verbeteren.

Nu ook voor Waalse ondernemers: Numéro fixe sur mobile

Bulk SMS en voorspellend bellen

Bij marketing- en verkoopcampagnes gaat het er vooral om in de kortst mogelijke tijd zoveel mogelijk doelgroepen te bereiken. Verkoop- en marketingteams hebben hun handen vol tijdens deze campagnes. Maar er zijn VoIP functies die de campagneprocessen aanzienlijk opvoeren.

Virtuele telefoonnummers hebben functies om met één enkele klik bulk SMS naar grote groepen te sturen. Bulkberichten helpen het bereik te verbeteren terwijl ze tijdverlies van werknemers tijdens campagne- en bereikprocessen voorkomen. Gespreksfuncties zoals predictive dialing en power dialer helpen teams sneller te bellen.

Je kunt je oproepen in volgorde plaatsen en een power dialer gebruiken om automatisch het volgende contact te kiezen. Terwijl je een aantal gesprekken voert, besparen de predictive dialer en power dialer je team veel tijd, terwijl ze ook het risico op verkeerde nummers verkleinen. De oproepen per agent en de bezettingsgraad van agenten gaan omhoog als deze VoIP functies gebruikt worden tijdens drukke campagnes en ambitieuze outreach plannen.

Telewerken mogelijk maken

Een systeem met virtuele telefoonnummers is zeer flexibel. Je kunt bellen en gebeld worden van overal met een internetverbinding. Virtuele nummers kunnen over meerdere toestellen gebruikt worden, zoals je laptop, mobiele telefoons, huistelefoons, enz.

Je kunt je gesprek vanaf de laptop naar je huistelefoon of mobiel routeren en omgekeerd. Dit maakt dus telewerken mogelijk en verbetert de beschikbaarheid van je team. Telewerken houdt de communicatie op peil voor werknemers, vooral voor verkoopagenten en consultants die voor hun werk moeten reizen.

Met de mogelijkheid om werkoproepen op een mobiele telefoon te ontvangen en toegang te krijgen tot belangrijke gespreksgegevens op iemands toestel, kunnen teams beter communiceren met klanten. Een VoIP telefoon aanschaffen verbetert de beschikbaarheid van agenten en de snelheid van antwoorden voor je team.